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◆「ハガキの宛名面」や「宛名タックラベル」を作ろう！！ |
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「合わせ名人Pro」とエクセルの住所データを使って、はがきの宛名面や宛名タックラベルラベルを作ってみましょう。
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 エクセルで住所録データを作る |
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エクセルを使っての住所録データを作成しましょう。 |
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エクセルを起動して、＜新規作成＞で、新しいシートを作成します。
『合わせ名人PRO』に差し込むときの、エクセルのデータは以下のように作られていなければなりません。
●横列を各項目として使用し、縦行にデータを入力する。
●1行目には「項目の名称」が入力されているほうが良い。
※項目名には「半角カナ・記号・スペース」は使用しないほうが良い
●1行目を空白行にしない。また使用列範囲内の1行目に空白セルを作らない。
それでは、エクセルのシートを使って住所録を作ってみましょう。
①横列（A,B,C...）の一行目に必要な項目名を入力していきます。項目の順序は問いません。
②各項目にデータを入力して行きます。
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作成できましたら、＜名前をつけて保存＞で適当な名前をつけてファイルを保存してください。このとき、保存した場所を忘れないようにしてください。（通常エクセルの場合、マイドキュメントに保存されます。）
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ハガキの宛名面を作る
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『合わせ名人PRO』を起動しましょう。 |
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デスクトップ上にある「合わせ名人PRO」アイコンをダブルクリックするか、Windowsの【スタート】ボタンをクリックすると表示されるスタートメニューから、「すべてのプログラム」-「合わせ名人PRO」の順にクリックしてください。
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『合わせ名人PRO』のタイトルが表示された後、右のウィンドウが表示されます。
「新規に作成する」を選択し、「白紙から作成する」にチェックをつけて【OK】ボタンをクリックします。
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使用する用紙を選択しましょう。 |
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「用紙設定」ウィンドウが表示されました。
登録された用紙から、お客様が実際に印刷する用紙品番を探します。
まずは、＜用紙検索＞内の「分類」にチェックをつけます。
次に「検索する分類」のリストをスクロールして「はがき」を選択します。
画面下のリストに該当する用紙が検索されました。以下よりご使用になる用紙の品番と一致するものを選択します。
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宛名面は当ソフトでは「裏面」となります。宛名面に印刷したい場合には、「裏面印刷用」にチェックを入れると、選択用紙イメージに郵便番号枠等が入った裏面用の表示に切り替わります。
※郵便番号枠等が表示されるのは、実際の用紙にそれらが既印刷されている用紙のみです。
最後に、用紙を縦に使うか横に使うかを選択し、選択できましたら【ＯＫ】ボタンをクリックします。
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エクセルで作った住所録データを差込データとして設定しましょう。 |
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「合わせ名人PRO」のメインウィンドウが表示され、レイアウト面として、選択したインデックスラベルの1面が画面上に表示されています。
先ほど作ったエクセルデータを「差込データ」として設定しますので、「差込」アイコンをクリックしてください。
「差込」アイコンをクリックすると、右ウィンドウの表示が差込設定用に切り替わります。【差込ファイル...】ボタンをクリックしてください。
右側に差込ファイル設定ボックスが表示されますので、各設定を行います。まずは、「データベースの種類」を選択します。先ほど作成したファイルはエクセルファイルなので「MS-Excel」を選択します。
次に、エクセルファイルを指定します。右にある【参照】ボタンをクリックしてください。
「ファイルの参照」ウィンドウが開きます。先ほど作成したエクセルファイルの保存先フォルダを開き、ファイルを指定します。
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データベースの設定はこれで完了です。【閉じる】ボタンをクリックして「差込ファイル設定ボックス」を閉じてください。
差込ファイル設定ボックスの「差込の対象と並び替え」は指定したエクセルファイルに複数のシートが作られているとき、それらのシートから、どのシートを差込の対称にするかを選択できます。また、【並び替えの設定】ボタンをクリックすると、指定したシート内の指定項目を基準に「昇順／降順」の並び替えが可能です。
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差込オブジェクトをハガキ面に貼り付けましょう。 |
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差込ファイルの設定が完了すると、レイアウト画面下部に指定したデータがリスト表示されます。
それでは、「差込オブジェクト」を作成してみましょう。
まずは、【差込オブジェクト挿入】ボタンをクリックし、サブメニューから「差込文字」を選択。選択すると、さらにメニューが開き、現在設定されているデータの項目名が一覧されます。貼り付けたい項目をクリックしましょう。
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貼り付けなければならない項目が複数あるときには、上記の手順を繰り返して、ひとつづつ項目を選択して貼り付けていきます。
選択して貼り付けるとラベル中央に1件目（エクセルデータの2行目）のデータが表示されました。 |
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文字の大きさや書体を選び、レイアウトを整えましょう。 |
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貼り付けられた差込オブジェクトには周囲に「黒い■」がついています。この状態がこのオブジェクト（部品）が選択された状態となり、「黒い■」で囲まれた範囲をオブジェクト枠といいます。
この状態で、ウィンドウ左の「フォント」や「サイズ」を変更してみましょう。
文字を大きくすると、オブジェクト枠から文字はみでて切れてしまいます。下図のようにマウスの左ボタンで■をつまみ、ドラッグして文字がすべて表示されるサイズに大きさを調整し、オブジェクトの位置を決めましょう。
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前項「Ⅳ 差込オブジェクトをハガキ面に貼り付けましょう」の手順を参照し、他の項目も貼り付け、配置していきます。
項目によっては、エクセル内のデータをそのまま貼り付けるのではなく、固定文字を付加したり、項目内の文字を分割したりしなければならないものもあります。それらはすべて「フィールド加工」で設定します。「フィールドの加工」についてはこちらを参照ください。
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| 宛名タックラベルを作る |
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『合わせ名人PRO』を起動しましょう。 |
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エクセルデータが作成できたら、エクセルは閉じて『合わせ名人PRO』を起動しましょう。
デスクトップ上にある「合わせ名人PRO」アイコンをダブルクリックするか、Windowsの【スタート】ボタンをクリックすると表示されるスタートメニューから、「すべてのプログラム」-「合わせ名人PRO」の順にクリックしてください。
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『合わせ名人PRO』のタイトルが表示された後、右のウィンドウが表示されます。
「新規に作成する」を選択し、「白紙から作成する」にチェックをつけて【OK】ボタンをクリックします。
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使用する用紙を選択しましょう。 |
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「用紙設定」ウィンドウが表示されました。
登録された用紙から、お客様が実際に印刷する用紙品番を探します。
まずは、＜用紙検索＞内の「分類」にチェックをつけます。
次に「検索する分類」のリストをスクロールして「インデックスラベル」を選択します。
画面下のリストに該当する用紙が検索されましたが、「宛名ラベル」は数が多いのでもう少し絞り込んでみましょう。
「用紙検索」の中の「対応プリンタ」にチェックをつけ、プリンタ種で絞り込みます。ここでは「インクジェット」を選択してみます。
画面下のリストに「宛名ラベルのインクジェットプリンタ対応用紙」の一覧が表示されました。以下よりご使用になる用紙の品番と一致するものを選択します。
右上の選択した用紙のイメージを見ながら、用紙を縦に使うか横に使うかを選択し、選択できましたら【ＯＫ】ボタンをクリックします。
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「用紙設定」ウィンドウが閉じ、右のウィンドウが表示されます。
ここでは選択した用紙面のラベルの使い方を選択します。すべて同じデザイン（文字の内容含）で作成するのであれば、「全ラベル同一」を面毎に異なるデザインや文字を配置するのであれば、「ラベル別デザイン」を選択します。今回はエクセルのデータ差込をしたいので、「全ラベル同一」を選択し、【OK】ボタンをクリックします。
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エクセルで作った住所録データを差込データとして設定しましょう。 |
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「合わせ名人PRO」のメインウィンドウが表示され、レイアウト面として、選択したインデックスラベルの1面が画面上に表示されています。
先ほど作ったエクセルデータを「差込データ」として設定しますので、「差込」アイコンをクリックしてください。
「差込」アイコンをクリックすると、右ウィンドウの表示が差込設定用に切り替わります。【差込ファイル...】ボタンをクリックしてください。
右側に差込ファイル設定ボックスが表示されますので、各設定を行います。まずは、「データベースの種類」を選択します。先ほど作成したファイルはエクセルファイルなので「MS-Excel」を選択します。
次に、エクセルファイルを指定します。右にある【参照】ボタンをクリックしてください。
「ファイルの参照」ウィンドウが開きます。先ほど作成したエクセルファイルの保存先フォルダを開き、ファイルを指定します。
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データベースの設定はこれで完了です。【閉じる】ボタンをクリックして「差込ファイル設定ボックス」を閉じてください。
差込ファイル設定ボックスの「差込の対象と並び替え」は指定したエクセルファイルに複数のシートが作られているとき、それらのシートから、どのシートを差込の対称にするかを選択できます。また、【並び替えの設定】ボタンをクリックすると、指定したシート内の指定項目を基準に「昇順／降順」の並び替えが可能です。
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差込オブジェクトを宛名ラベル面に貼り付けましょう。 |
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差込ファイルの設定が完了すると、レイアウト画面下部に指定したデータがリスト表示されます。
それでは、「差込オブジェクト」を作成してみましょう。
まずは、【差込オブジェクト挿入】ボタンをクリックし、サブメニューから「差込文字」を選択。選択すると、さらにメニューが開き、現在設定されているデータの項目名が一覧されます。貼り付けたい項目をクリックしましょう。
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貼り付けなければならない項目が複数あるときには、上記の手順を繰り返して、ひとつづつ項目を選択して貼り付けていきます。
選択して貼り付けるとラベル中央に1件目（エクセルデータの2行目）のデータが表示されました。 |
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文字の大きさや書体を選び、レイアウトを整えましょう。 |
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貼り付けられた差込オブジェクトには周囲に「黒い■」がついています。この状態がこのオブジェクト（部品）が選択された状態となり、「黒い■」で囲まれた範囲をオブジェクト枠といいます。
この状態で、ウィンドウ左の「フォント」や「サイズ」を変更してみましょう。
文字を大きくすると、オブジェクト枠から文字はみでて切れてしまいます。下図のようにマウスの左ボタンで■をつまみ、ドラッグして文字がすべて表示されるサイズに大きさを調整し、オブジェクトの位置を決めましょう。
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前項「Ⅳ 差込オブジェクトを宛名ラベル面に貼り付けましょう」の手順を参照し、他の項目も貼り付け、配置していきます。
項目によっては、エクセル内のデータをそのまま貼り付けるのではなく、固定文字を付加したり、項目内の文字を分割したりしなければならないものもあります。それらはすべて「フィールド加工」で設定します。「フィールドの加工」についてはこちらを参照ください。
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| 宛名を作るときに知っておくと便利！「フィールド加工」機能 |
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宛名では氏名や会社名に敬称（様・御中）を付けなければなりません。次の手順で「氏名や会社名項目」に敬称を付加してください。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「差込対象データのフィールド」より、加工したい項目を選択して【追加】ボタンをクリックします。
【追加】ボタンをクリックすると画面左側の枠に選択した項目が表示されます。
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④次に付加する文字列を「付加する固定文字」から選択して【追加】ボタンをクリックします。
【追加】ボタンをクリックすると画面左側の枠の2行目に選択した固定文字が表示されます。
⑤これで設定完了です。【OK】ボタンをクリックします。
「氏名」項目の後に、敬称”様”が付加されました。
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官製ハガキなどに既印刷されている郵便番号枠内に数字をキッチリ収めるためには、郵便番号枠が「前3桁」と「後ろ4桁」に別れているため、7桁分を一度に差し込む方法ではうまくいきません。差込を行うときにもデータを「前3桁」と「後ろ4桁」に分ける必要があります。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「書式の種類」から【郵便番号書式】を選択します。
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④下部に表示された「郵便番号書式」設定を以下のように設定します。
「対象フィールド」には郵便番号にあたる項目を選択してください。まずは、「前3桁」から取り出します。
これで設定完了です。画面下部の【OK】ボタンをクリックしてください。
文字の大きさを決め、文字配列を「均等配置」にすると、等間隔に文字間をとることができます。オブジェクト枠を郵便番号枠にあわせて調整しましょう。
次に「後ろ4桁」を抜き出します。もう一度上記手順①～③までを繰り返します。手順④で【後ろ4桁】にチェックを入れてください。
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ラベルなどのように「郵便番号枠」がないものには、「〒マーク」や「-（ハイフン）」を付けて印刷する必要があります。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「書式の種類」から【郵便番号書式】を選択します。
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④下部に表示された「郵便番号書式」設定を以下のように設定します。
「対象フィールド」には郵便番号にあたる項目を選択してください。書式は「7桁（-あり）」にチェックをつけると、ハイフンが間に付加されます。「〒マークを付ける」にチェックを付けると「〒」が先頭に付加されます。
これで設定完了です。画面下部の【OK】ボタンをクリックしてください。
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郵便局カスタムバーコードを用いることで、大量に郵便物を郵送する場合、郵便料金の割引システムが利用できます。郵便局カスタマバーコードは「郵便番号」「番地」「号棟」など、住所データの数字部分をコード化するものです。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「書式の種類」から【バーコード書式】を選択します。
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④下部に表示された「バーコード書式」設定を以下のように設定します。
まず「郵便局カスタマバーコード用」を選択します。「郵便番号フィールド」には郵便番号にあたる項目を選択してください。
「住所フィールド」には【フィールドを追加】ボタンで表示される項目一覧から、住所に該当する項目のすべてを順に選択追加してください。
これで設定完了です。画面下部の【OK】ボタンをクリックしてください。
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ハガキなどに印刷する際、筆文字を使用して縦書き印刷するケースも頻繁にあります。縦書き印刷の場合、扱いに困るのが「数字」です。特に筆文字などを使用したときに算用数字のまま使用すると、バランスも悪くなってしまいます。この機能は住所データ自体を変更せずに印刷時だけ算用数字を漢数字に変換する機能です。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「書式の種類」から【文字書式】を選択します。
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④下部に表示された「文字書式」設定を以下のように設定します。
まず「対象フィールド」に算用数字を漢数字に変換したい項目を選択してください。
「数字を漢数字に置き換える」にチェックを入れてください。
これで設定完了です。画面下部の【OK】ボタンをクリックしてください。
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住所データが長くて印刷面に余裕が無い場合などには、この機能をお勧めします。住所データから「都道府県名」だけを除外することができる機能です。ただし、住所録データそのものの変更をする機能ではありません。
①差込オブジェクトを挿入するときに、差し込みたい項目そのものを選択するのではなく、「フィールド加工」を選択します。
②「フィールド加工」ウィンドウが表示されます。「加工方法」を下図のように選択します。
③「書式の種類」から【文字書式】を選択します。
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④下部に表示された「文字書式」設定を以下のように設定します。
まず「対象フィールド」に都道府県名が含まれる項目を選択してください。
「住所を表す文字列の戦闘の都道府県名を除外する」にチェックを入れてください。
これで設定完了です。画面下部の【OK】ボタンをクリックしてください。
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| 印刷するときに知っておくと便利！「レコード選択と枚数指定」機能 |
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印刷するデータの選択と枚数の指定。 |
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常にエクセルデータのすべてをラベル印刷するのであれば、上記までの手順で印刷すればよいのですが、エクセル内のデータを選択して印刷したいときや、あるデータだけ複数枚の印刷がしたいときもあります。
こんなときに以下の方法でデータの選択、印刷枚数指定をしてください。
●印刷データを選択する。
デザイン画面下部のリスト部分をみてください。
一番左にあるデータ番号の隣にチェックボックスがあります。デフォルト（初期値）では、すべての行に「赤いチェック」がついています。これは、印刷の可否を設定するチェックです。印刷したくないデータがある場合には、チェックされたボックスをクリックして解除してください。
また、【チェックマーク】ボタンをクリックすることで「すべてチェックオフ」「すべてチェックオン」の設定が一括でできます。
●データ行ごとに印刷枚数を指定する。
また、データ行ごとに印刷枚数を変更したい場合には、先ほどのチェックボックス隣の「部数」部分をクリックしてください。デフォルト（初期値）では「1部」となっていますが、枚数入力ボックスが表示され枚数を指定することができます。
それでは、レイアウトの確認、枚数や印刷行の指定ができましたら印刷をしてみてください。
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氏名や会社名に敬称をつける