| ＝その2＝「インデックスタイトルをエクセルデータにまとめ一括して作成する」 |
|
|
 |
|
|
|
まずは、エクセルのデータを作成しましょう。 |
|
|
|
|
|
エクセルを起動して、＜新規作成＞で、新しいシートを作成します。
『合わせ名人PRO』に差し込むときの、エクセルのデータは以下のように作られていなければなりません。
●横列を各項目として使用し、縦行にデータを入力する。
●1行目には「項目の名称」が入力されているほうが良い。
※項目名には「半角カナ・記号・スペース」は使用しないほうが良い
●1行目を空白行にしない。また使用列範囲内の1行目に空白セルを作らない。
それでは、インデックスラベル用のエクセルデータを作ってみましょう。
項目はインデックスなので、ひとつだけ使用します。A列を使用してデータを各行に入力していきます。（複数の項目がある場合には以降BC...列を使用します）
|
|
|
作成できましたら、＜名前をつけて保存＞で適当な名前をつけてファイルを保存してください。このとき、保存した場所を忘れないようにしてください。（通常エクセルの場合、マイドキュメントに保存されます。）
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
『合わせ名人PRO』を起動しましょう。 |
|
|
|
|
|
エクセルデータが作成できたら、エクセルは閉じて『合わせ名人PRO』を起動しましょう。
デスクトップ上にある「合わせ名人PRO」アイコンをダブルクリックするか、Windowsの【スタート】ボタンをクリックすると表示されるスタートメニューから、「すべてのプログラム」-「合わせ名人PRO」の順にクリックしてください。
|
|
|
『合わせ名人PRO』のタイトルが表示された後、右のウィンドウが表示されます。
「新規に作成する」を選択し、「白紙から作成する」にチェックをつけて【OK】ボタンをクリックします。
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
使用する用紙を選択しましょう。 |
|
|
|
|
|
「用紙設定」ウィンドウが表示されました。
登録された用紙から、お客様が実際に印刷する用紙品番を探します。
まずは、＜用紙検索＞内の「分類」にチェックをつけます。
次に「検索する分類」のリストをスクロールして「インデックスラベル」を選択します。
画面下のリストに該当する用紙が検索されました。以下よりご使用になる用紙の品番と一致するものを選択します。
右上の選択した用紙のイメージを見ながら、用紙を縦に使うか横に使うかを選択し、選択できましたら【ＯＫ】ボタンをクリックします。
|
|
|
「用紙設定」ウィンドウが閉じ、右のウィンドウが表示されます。
ここでは選択した用紙面のラベルの使い方を選択します。すべて同じデザイン（文字の内容含）で作成するのであれば、「全ラベル同一」を面毎に異なるデザインや文字を配置するのであれば、「ラベル別デザイン」を選択します。今回はエクセルのデータ差込をしたいので、「全ラベル同一」を選択し、【OK】ボタンをクリックします。
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
エクセルデータを差し込みデータとして設定しましょう。 |
|
|
|
|
|
「合わせ名人PRO」のメインウィンドウが表示され、レイアウト面として、選択したインデックスラベルの1面が画面上に表示されています。
先ほど作ったエクセルデータを「差込データ」として設定しますので、「差込」アイコンをクリックしてください。
「差込」アイコンをクリックすると、右ウィンドウの表示が差込設定用に切り替わります。【差込ファイル...】ボタンをクリックしてください。
右側に差込ファイル設定ボックスが表示されますので、各設定を行います。まずは、「データベースの種類」を選択します。先ほど作成したファイルはエクセルファイルなので「MS-Excel」を選択します。
次に、エクセルファイルを指定します。右にある【参照】ボタンをクリックしてください。
「ファイルの参照」ウィンドウが開きます。先ほど作成したエクセルファイルの保存先フォルダを開き、ファイルを指定します。
|
|
|
データベースの設定はこれで完了です。【閉じる】ボタンをクリックして「差込ファイル設定ボックス」を閉じてください。
差込ファイル設定ボックスの「差込の対象と並び替え」は指定したエクセルファイルに複数のシートが作られているとき、それらのシートから、どのシートを差込の対称にするかを選択できます。また、【並び替えの設定】ボタンをクリックすると、指定したシート内の指定項目を基準に「昇順／降順」の並び替えが可能です。
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
差込オブジェクトをラベル面に貼り付けましょう。 |
|
|
|
|
|
差込ファイルの設定が完了すると、レイアウト画面下部に指定したデータがリスト表示されます。
それでは、「差込オブジェクト」を作成してみましょう。
まずは、【差込オブジェクト挿入】ボタンをクリックし、サブメニューから「差込文字」を選択。選択すると、さらにメニューが開き、現在設定されているデータの項目名が一覧されます。貼り付けたい項目をクリックしましょう。
|
|
|
| ここでは、項目がひとつしかないので、先ほど作成したエクセルファイルの「タイトル」項目を選択します。選択するとラベル中央に1件目（エクセルデータの2行目）のデータが表示されました。 |
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
文字の大きさや書体を選び、レイアウトを整えましょう。 |
|
|
|
|
|
貼り付けられた差込オブジェクトには周囲に「黒い■」がついています。この状態がこのオブジェクト（部品）が選択された状態となります。
この状態で、ウィンドウ左の「フォント」や「サイズ」を変更してみましょう。
文字が小さくなりましたが、周囲を囲む■の範囲が狭くて文字が入りきっていません。「図1」のようにマウスの左ボタンで■をつまみ、ドラッグして文字がすべて表示されるサイズにあわせます。次に「図2」のように、文字の上で同じくマウスの左ボタンで差込オブジェクト自体をつまみ、ドラッグすることによって位置を移動します。
インデックスラベルの片面に文字が配置されました。隣の面にも同じ文字を入れたいので、作成した差込オブジェクトをコピーして貼り付けます。
差込オブジェクトを選択状態にして、メニューの＜編集＞-＜コピー＞をクリックし、続けて＜編集＞-＜貼り付け＞をクリックします。
 
インデックスラベルの中央にコピーされた差込オブジェクトが貼り付きました。今度はインデックスの上部に位置をマウスドラッグで移動します。
この状態のままだと、インデックスとして折り曲げて貼り付けた時に、上部の文字が逆さまになってしまいますので、文字を回転させます。
回転させたいオブジェクトを選択して、差込設定用ウィンドウの「詳細設定」タブをクリックしてください。
詳細設定内の「回転」で【180度回転】ボタンをクリックします。
|
|
|
これで、インデックスラベルのデザインは完了しました。
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
表示データの切替とシート表示での確認。 |
|
|
|
|
|
差込データを使用したラベルのデザインはできました。前項までの作業では、データの1件目（エクセルデータの2行目）の文字が貼り付けられた状態を基にデザインを行いました。データ内の文字列が同じであれば、これで完了なのですが、文字数がまちまちのことのほうが多いと思います。1件目のデータだけで文字の大きさや配置を決めてしまうと、文字数が多いときには文字が切れてしまったり、少ないときには位置が片側に寄ってしまったりします。
ここでは、表示データを切り替えてレイアウトの調整する方法と、シート全体を表示する方法を説明します。
まずは、表示データの切替をしてみましょう。
レイアウト画面下部のリスト部分を見てください。リストの表示エリアが狭くて見にくいときには、境界線辺りをマウスでつまみ、ドラッグすることで、リストの表示範囲を広げることができます。
リストの適当な行をマウスでクリックしてください。クリックした行のデータがラベル面上に表示されます。
このように、ラベル面のデータを切り替えてすべてのデータがレイアウト上に納まっているかを確認してください。
あまりにもデータ内の文字数にばらつきがある場合には、差込オブジェクトを選択して、「基本設定」タブ内の「文字の自動縮小」にチェックをつけておくと良いでしょう。
この機能は「差込オブジェクト」を使用する際に有効になる機能で、文字数が多いデータが差し込まれたときに自動的にオブジェクト範囲（黒い■で囲まれたエリア）にすべての文字が納まるよう文字の大きさを自動調整してくれる機能です。この機能を使用すれば、文字の大きさは不揃いになってしまいますが、文字数が多すぎて欠けてしまう。という問題は回避できます。
|
|
|
次にシート全体を確認できる「シート表示」ウィンドウについて説明します。
ウィンドウ上部の【シート表示】ボタンをクリックしてください。
シート全体が表示されました。データの差込機能を使用した場合、エクセルの「1行分＝1ラベル」として換算されますので、データ数（行数）がシートの面付け数よりも多い場合には、次のページとして表示されます。
この画面では「次ページ」というボタンや表記はありませんが、下部のリストデータをクリックすることでクリックした行が表示されるページが表示されます。
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
印刷するデータの選択と枚数の指定。 |
|
|
|
|
|
常にエクセルデータのすべてをラベル印刷するのであれば、上記までの手順で印刷すればよいのですが、エクセル内のデータを選択して印刷したいときや、あるデータだけ複数枚の印刷がしたいときもあります。
こんなときに以下の方法でデータの選択、印刷枚数指定をしてください。
●印刷データを選択する。
デザイン画面下部のリスト部分をみてください。
一番左にあるデータ番号の隣にチェックボックスがあります。デフォルト（初期値）では、すべての行に「赤いチェック」がついています。これは、印刷の可否を設定するチェックです。印刷したくないデータがある場合には、チェックされたボックスをクリックして解除してください。
また、【チェックマーク】ボタンをクリックすることで「すべてチェックオフ」「すべてチェックオン」の設定が一括でできます。
●データ行ごとに印刷枚数を指定する。
また、データ行ごとに印刷枚数を変更したい場合には、先ほどのチェックボックス隣の「部数」部分をクリックしてください。デフォルト（初期値）では「1部」となっていますが、枚数入力ボックスが表示され枚数を指定することができます。
それでは、レイアウトの確認、枚数や印刷行の指定ができましたら印刷をしてみてください。
|
|
|
|
|
